Comment nous concevons un site web : l'administration, le CRM et la modification en un clic

Un site web, ce n'est pas une affiche que l'on imprime une fois pour toutes. Les horaires changent, une nouvelle photo arrive, un tarif bouge, un client demande une facture. Si chaque petite modification passe par un mail au prestataire et trois jours d'attente, le site vieillit vite et finit par ne plus servir à rien.

Chez Les gones du web, notre agence de création de sites à Lyon, nous partons d'une idée simple : le site appartient à son propriétaire, et c'est lui qui doit pouvoir le faire vivre. Voici comment nous concevons un site, et surtout comment nous pensons la partie que le visiteur ne voit jamais : l'administration.

Du premier appel à la mise en ligne

Tout commence par une conversation, pas par un formulaire. Nous suivons toujours le même chemin, avec un seul interlocuteur du début à la fin :

• On fait connaissance : votre métier, vos clients, les sites qui vous plaisent (et ceux qui vous agacent), votre budget. Vous recevez un devis clair, sans ligne cachée.
• On dessine : nos quatre webdesigners proposent la maquette de votre page d'accueil. On l'ajuste avec vous jusqu'à ce qu'elle vous ressemble.
• On fabrique : nos deux développeurs codent le site à la main. Vous suivez l'avancement sur une adresse de test et vous pouvez déjà y ajouter vos textes et vos photos.
• On met en ligne : nom de domaine, https, référencement Google, tout est réglé. Puis on vous montre l'administration, écran par écran.
• On reste là : une question, une nouvelle page, une évolution. Vous appelez, et c'est la même équipe qui répond.

Modifier un texte : on clique dessus, c'est tout

C'est la fonction dont nos clients nous parlent le plus. Pas besoin d'aller chercher la bonne page dans un menu d'administration compliqué : vous allez sur votre site, comme un visiteur, et vous cliquez sur « Modifier cette page ».

À partir de là, tout ce qui peut être modifié s'entoure de pointillés. Vous cliquez dans un titre ou un paragraphe et vous tapez directement dedans, exactement comme dans un traitement de texte. Le résultat s'affiche tel que vos visiteurs le verront, avec la bonne police, la bonne taille et la bonne mise en page.

Quelques détails qui changent tout au quotidien :

• Une barre en haut de l'écran indique combien de modifications ne sont pas encore enregistrées.
• Enregistrer se fait d'un clic, ou avec le raccourci Ctrl+S, comme partout ailleurs.
• Une alerte vous prévient si vous quittez la page sans avoir enregistré. Impossible de perdre un texte par erreur.
• Le collage est nettoyé : un texte copié depuis Word ou un mail arrive propre, sans mise en forme parasite qui casserait la page.
• Un journal garde la trace de chaque modification : qui a changé quoi, et quand.

Résultat : corriger une faute, changer un horaire ou réécrire une présentation prend trente secondes, et ne demande aucune formation.

Une administration taillée pour votre activité

Au-delà des textes, chaque site a ses propres contenus : des produits, des événements, des réalisations, une équipe. Plutôt qu'une administration générique pleine d'options inutiles, nous construisons des écrans qui parlent votre langue.

Prenons l'exemple de musik5.fr, le site d'un groupe de cinq musiciens de La Rochelle. Vous pouvez d'ailleurs le visiter vous-même sur notre visite guidée de l'administration.

Les concerts. Un formulaire simple : date, heure, titre, lieu, adresse. Le plan d'accès est trouvé automatiquement à partir de l'adresse. Le lendemain du concert, il passe tout seul dans l'historique. Rien à faire.

Les photos. On les glisse dans la page, plusieurs à la fois. Elles sont redimensionnées automatiquement (inutile de les réduire avant), et les données de localisation GPS cachées dans les photos de téléphone sont retirées pour protéger la vie privée.

L'agenda privé. Réservé aux membres du groupe : les répétitions, les indisponibilités de chacun, les concerts. Tout le monde voit les conflits d'un coup d'œil, et l'agenda se synchronise avec le téléphone.

Le site va chercher aussi tout seul les nouvelles vidéos YouTube du groupe toutes les six heures, envoie les annonces aux abonnés (avec un envoi de test avant, et un lien de désinscription après), et gère le répertoire. Chaque musicien a son propre compte, avec ses propres droits.

Le CRM : toute votre activité dans un seul écran

Pour les entreprises qui gèrent des clients, des devis, des factures ou des rendez-vous, nous allons plus loin. Nous intégrons au site un véritable CRM, c'est-à-dire un outil de gestion de la relation client, construit sur mesure. C'est d'ailleurs celui que nous utilisons tous les jours chez SOS Informatique pour gérer nos dépannages.

Le principe : ouvrir un seul écran le matin et savoir exactement quoi faire.

Le tableau de bord liste ce qui attend une action : demandes d'assistance à traiter, rendez-vous à valider, demandes d'intervention, comptes clients à valider, messages à lire, factures impayées depuis plus de 30 jours, avis Google à demander. On clique, on traite, la ligne disparaît.

En haut de chaque écran, une barre de recherche « Aller à… » (raccourci Ctrl+K) retrouve n'importe quel client, facture, demande ou page en quelques lettres. Le bouton « + Créer » permet de lancer une facture, un devis ou une intervention de n'importe où. Et chaque écran a sa propre aide.

Les clients

Particuliers et sociétés, comptes actifs ou invitations en attente : la liste se filtre et se recherche par nom, adresse ou téléphone. Sur le côté, on voit en permanence les appareils présents à l'atelier, ceux à restituer et les interventions ouvertes.

La fiche client

Tout l'historique d'un client tient sur une seule page : ses interventions, ses appareils, ses factures, ses devis, ses demandes d'assistance, ses rendez-vous. Depuis cette fiche, on crée en un clic une intervention, un rendez-vous, un devis ou une facture, déjà remplis avec les bonnes coordonnées.

Les interventions

Chaque intervention a une référence, un objet, un appareil, un lieu (à domicile ou à l'atelier) et un état : reçue, diagnostic en cours, en attente d'une pièce, réparation en cours, prête. Le client suit cette progression en direct depuis son propre espace.

Les factures et les devis

Les factures et les devis se rédigent dans l'outil, se transforment en PDF et s'envoient au client par mail d'un clic. On voit d'un coup d'œil ce qui est réglé, ce qui reste à encaisser et ce qui doit être relancé. Les rapports d'intervention, les attestations fiscales et les contrats de maintenance (avec des délais d'intervention de 4, 8, 24 ou 48 heures) sont gérés au même endroit.

L'assistance

Chaque demande d'un client devient un ticket numéroté, avec sa priorité et son historique complet. On répond en un clic grâce aux réponses types, on ajoute des notes internes invisibles du client, et on suit la satisfaction et le délai moyen de première réponse.

L'espace client

De l'autre côté, vos clients ont leur propre espace, accessible aussi avec leur compte Google et parfaitement utilisable sur téléphone. Ils y suivent leurs interventions étape par étape, retrouvent leurs factures, leurs devis et leurs attestations, posent une question ou demandent une intervention. Moins d'appels pour savoir « où en est mon ordinateur », plus de temps pour travailler.

Autour de tout cela, le CRM gère aussi l'agenda, les avis Google, la lettre d'information, le blog, le parrainage, et pour ceux qui vendent en ligne, une boutique complète : catalogue, options, catégories, frais de livraison et commandes. Vous pouvez parcourir tout ça sur notre visite du CRM.

La sécurité et les sauvegardes, sans y penser

Une administration simple ne doit jamais être une administration fragile. Ce qui se passe en coulisses :

• Un compte par personne, avec des droits adaptés : le comptable ne voit pas la même chose que le gérant.
• Les tentatives de connexion sont limitées et les mots de passe sont chiffrés.
• Le site est en https, rapide, et ne pose aucun cookie publicitaire sur vos visiteurs.
• Une copie de vos contenus est faite chaque jour et conservée plusieurs semaines.
• Lors d'une mise à jour, vos contenus ne sont jamais touchés : seul le code évolue, vos textes et vos photos restent à leur place.

Tous les détails sont sur la page les coulisses.

Combien ça coûte ?

Nous affichons nos prix, parce qu'un devis ne devrait pas être une surprise :

Le nom de domaine et l'hébergement, chez un hébergeur français, sont offerts la première année, puis 120 € par an. La maintenance est proposée à partir de 6,50 € par mois. Et si vous préférez ne pas avancer la somme, le site peut aussi se payer en abonnement, à partir de 39 € par mois sur 24 mois. Nous expliquons les deux approches sur notre page louer ou posséder son site.

Vous êtes déjà chez un autre prestataire ? Nous avons préparé un guide pour changer de prestataire sans rien perdre, et un autre pour quitter Simplébo.

En résumé

Vous avez un projet, ou simplement envie de voir à quoi ressemble l'administration en vrai ? Faites la visite guidée, regardez nos réalisations, ou demandez un devis gratuit. Plus de 20 ans d'expérience, une équipe à Lyon, et toujours la même personne au bout du fil.